Die meisten Dokumente sollten möglichst aktuell sein. Ein Grundbuchauszug sollte in der Regel nicht älter als drei Monate sein. Der Energieausweis muss gültig sein, andernfalls drohen Bußgelder und Verzögerungen. Betriebskosten- und Hausgeldabrechnungen sollten die letzten zwei bis drei Jahre abdecken, damit Käufer Schwankungen einschätzen können. Wohnflächenberechnungen sollten nachvollziehbar und möglichst aktuell sein, da Abweichungen zu Nachverhandlungen führen können. In der Praxis zeigt sich, dass gut vorbereitete Verkäufer in Bielefeld deutlich schneller zum Notartermin kommen.