Welche Unterlagen benötigt werden, hängt davon ab, ob ein Verbrauchs- oder Bedarfsausweis erstellt werden soll. Für einen Verbrauchsausweis sind vor allem die Heizkostenabrechnungen der letzten drei zusammenhängenden Jahre erforderlich. Zusätzlich werden Angaben zur Wohnfläche, zum Baujahr des Gebäudes und zur Heizungsart benötigt.

Beim Bedarfsausweis ist der Unterlagenumfang deutlich größer. Hier sind Baupläne, Grundrisse, Informationen zu Dämmmaßnahmen, Fensterarten, Heizungsanlage, Warmwasserbereitung sowie gegebenenfalls Sanierungsnachweise erforderlich. Je vollständiger die Unterlagen vorliegen, desto schneller und genauer kann der Energieausweis erstellt werden. In Bielefeld empfiehlt es sich, fehlende Informationen frühzeitig zusammenzustellen, um Verzögerungen zu vermeiden.